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【管理洞察】項目過山車引導復盤

發布時間:2019/7/29 點擊:[426]

復盤是企業中做項目管理的很重要的一環和運作方式,也是管理者帶領項目成員沉淀組織智慧,迭代項目經驗很重要的一種常態化管理方式。所以,有效的復盤就是有效的管理,復盤能夠帶來管理的迭代和工作的升級。

 

復盤有很多種方式,如看項目沙盤,看業務進程,對過往業務進行復盤,對未來業務進行預演等等。今天介紹的主題,叫項目過山車引導復盤。不同于市面上通常采用的復盤方式,這是我將貼合業務的引導技術與復盤進行結合的產物。

 

項目過山車的核心價值,是借助群體反饋的方式,將項目中巔峰時刻,低谷時刻,通過項目過山車的形式呈現出來,進而引導項目組成員進行經驗的總結,讓他們形成更多的目標意識,勇于面對挫折和不確定性,借此更好的實現團隊合作。

 

所以項目過山車復盤不僅僅是業務復盤,也是團隊成員能量狀態的復盤。通過復盤,系統地檢視在項目運行過程中,團隊成員的能量的高峰時刻和低谷時刻,探詢彼此的差異和一致性,增強團隊的凝聚力和向心力。我根據自己的實戰,總結出項目過山車復盤的6個步驟,如下圖所示:



綜述:項目過山車共分為6個步驟


 

1、成員分組

項目的成員一般來自不同的專業、職能和角色,這些不同會導致所發揮的價值不同,因而所繪制的過山車,巔峰體驗和低谷體驗也不盡相同,所以第一步要先將成員分組。


2、設置坐標

不同于通常大家理解的過山車邏輯,項目過山車的坐標是非常靈活的。不同的項目可以設置不同的坐標,最主要是依據復盤的目的而定。比如想要看項目歷程中大家的狀態,縱坐標就可以是狀態或情緒體驗,橫坐標就可以使項目歷程中的關鍵節點;想要看項目歷程中的有效合作水平,縱坐標就可以是合作體驗,橫坐標就可以是若干個關鍵的合作變量。


3、獨立書寫

該部分主要讓項目成員書寫在項目當中的巔峰體驗/狀態和低谷體驗/狀態等。當然,這要依據具體的橫縱坐標來定。


4、書寫反饋

由不同項目組成員或跨組成員相互間進行反饋。當然對反饋的格式也會有一定的要求,避免大家偏離復盤的宗旨和目標。


5、引導復盤

此部分為項目過山車最核心的部分,我會通過闡釋引導復盤的6個步驟,詳述如何有效引導復盤。從某種意義上而言,也可以將引導復盤視為復盤引導。因為復盤只是為引導做鋪墊。

引導時間需根據復盤內容及深度來確定,通常半天或一天是比較合理的。因此,我們可以看到項目過山車是比較輕度的,不需要太多準備,更多是基于現場的發揮,同時會產生很多洞察和洞見,是一個非常好用的工具。

 

6、行為轉化

在我的實踐當中,項目過山車最少的時候有6-8個人參與,最多的時候有40-50人參與。我的經驗是,項目人數控制在20人以內會比較好,大家能夠將話題聊透,且復盤引導時,項目成員打開的會更多。

 

這6個步驟又分為2個大的部分,復盤和引導。前3個步驟屬于復盤,后3個步驟屬于引導。具體步驟詳解如下:




一、分組成員


 

1.分組邏輯

 

1)價值鏈分組

根據價值鏈環節的不同,我會將成員分到不同組別。價值鏈又從高耦合和低耦合兩個維度區分。高耦合價值鏈,各環節協作關系非常強,如研發與生產,生產與銷售等。

低耦合價值鏈,各環節之間會有耦合關系,但沒有那么強烈,如HR部門的薪酬績效,培訓,hrbp模塊。

在分組時,我會根據價值鏈高低耦合的不同進行分組,高耦合的部分,將耦合的關鍵點也單獨分組,比如研發和生產中協作關系最強的部分。低耦合的群體即基于價值鏈的不同環節進行分組。

 

2)基于職能分組

這里有兩種方式,第一種是根據協作的強度,協作強度高的人群分為一組;第二種是根據部門職能分組,如設計、工藝,是不同部門的職能,又如算法,AI,雖可能在同一個部門,但屬于不同的職能領域,也要將人群分隔開。

 

3)基于角色分組

這里也有兩種方式,第一種是按照層級的角色,如高管,中管,基層管理人員及執行層;第二種是根據組織角色,即在組織中發揮的作用(這里是指組織成員對他的期望)。

 

2.設置角色

 

主要有兩類角色

1)復盤主題比較重度深入業務時建議引入專家角色,讓專家參與到現場進行專業層面的引導和復盤

2)復盤主題與領導力密切相關時建議引入管理者,從業務管理層面與OD一起配合引導和復盤

 

如不涉及專業和高難度的業務管理,OD獨立引導即可。通常獨立引導較多,因為組織借助OD來引導,本身即意味著組織內部存在一些矛盾或無法解開的謎題,需要幫助他們解開迷局,而解開棋局需要OD從中進行干預。

 


二、設定坐標


 

設定坐標分為3種類型,分別為任務型和關系型,效率型和效果型,內部型和外部型。

 

1. 任務型和關系型:通常關系型作為縱坐標,任務型作為橫坐標。因為任務型的業務會感受更強烈。

2. 效率型和效果型:通常效果型作為縱坐標,效率型作為橫坐標。          

3. 內部型和外部型:通常關注外部的點作為縱坐標,關注內部的點作為橫坐標

 

為什么要分多鐘形式來進行坐標設置?

因為在很多的業務視角當中,容易陷入單線思維,或形成二元對立的結構。這種思維通常比較根深蒂固,需要通過OD的介入和干預,讓群體明白3種類型橫縱坐標間的高耦合關系,而非二元對立關系。項目過山車核心的底層邏輯之一,就是它是一個為3種類型橫縱坐標間建立連接的過程。

 

運用項目過山車復盤的價值:

 

1、促進團隊更好的相互支持。通過復盤,項目成員理解彼此的需求點,促進未來更好的相互支持行為的出現;

2、促進團隊更默契的相互協作。復盤的過程本身就是相互協作的回顧過程,通過對相互協作水平的回顧,彼此的協作要在哪些方面加強得以進一步明確;

3、促進團隊產生共情的覺知,尤其是跨團隊的覺知和共情,此為項目過山車的核心價值之一。

 

一般在橫坐標中,任務指關鍵里程碑;效率是指效率不同的層面;內部是指若干項指標,如內部協作效率,合作水平,角色分工,解決問題的動力等。縱坐標維度主要有兩類,一類偏時間維度,如關鍵里程碑;另一類偏空間維度,如內部維度中的各項指標。

 

總體而言都逃不開對時空的探索,這里就涉及到場域論的知識。所以,項目過山車的第三個核心邏輯,就是充分打開群體場域,借助整個時間維度和空間維度的非一致性交互最后走向一致性。

 


三、獨立書寫

 


1.誰來書寫?

項目組不超過10個人時,每人單獨書寫;16個人以上,按照分組邏輯同職能人員共同繪制;

 

2.如何書寫?

可以從以下三個維度來書寫:

1)寫關鍵詞,以任務和關系型為例,指完成任務的類型,階段,關鍵任務,里程碑等關鍵詞。

2)寫故事,即發生在項目中的某個典型事件或典型場景

3)寫合作者,項目引導的目的是為了促進跨部門協作,團隊融合,形成團隊的一致性。一般寫合作者以及合作程度,消除一些合作中的無效部分,取得更多的有效合作。

 

接下來的環節更多和引導相關:



四、書寫反饋

 


1.進行跨組反饋

反饋方式如下:

1)打問號:不是峰值體驗或不是低谷體驗時,在該關鍵點打問號;

2)打星號:如果在這個點上書寫著進行了絕地反擊,反饋者可以為他做成某件事用星號點贊;

3)寫感受:A團隊站在B團隊的立場去思考B團隊在項目中的感受。

 

2.相互反饋:

如人數超過15個,每個組依次書寫反饋。

具體方式:一組不超過4-5個人,各組用大桌子拼起來,分成4個組,分別在房間的4個角落,每組單獨去給其他3組寫反饋,4個組依次去,一個組給其他3組書寫時,另外3組需回避,一方面可以有足夠的時間進行思考,另一方面也讓書寫者可以無所顧忌地將真實想法寫下來。

 


五、引導復盤

 


引導復盤在復盤引導中約占5/4的比重,因此該部分為最核心的部分。書寫的規則是,記錄他們在討論的中的對話,寫在繪制的過山車對應位置(關鍵里程碑以及橫坐標不同的節點)的下面。引導的結論(基于現場互動和對話形成對組織觀察以及一些啟發性的結論),寫在過山車對應位置的上面。有啟發的內容在上面,里程碑和真實的反饋的寫在下面,這樣相互有個對照。

 

在整個復盤的左右兩側,還會設置兩欄轉化行為,左手邊設置兩欄,認知強化區和行動轉化區。認知強化區是指,過山車的上面會形成引導的結論,此為認知強化的關鍵點。行動轉化區是基于相互的反饋和引導會形成后續如何優化行動的策略,這方面講轉化行為時會詳細講到。

 

項目過山車復盤引導沙盤如下圖所示: